"Insgesamt hatten wir mehr Alternativen für unsere Lösungen" - Im Interview mit Alfons Federspiel Behörde für Arbeit, Soziales, Familie, Integration (BASFI) in Hamburg

Gezielt von anderen Unternehmen lernen

Alfons Federspiel ist Projektmanager bei der Einführung des QM-Systems für die Öffentliche Jugendhilfe in Hamburg. Ein wichtige Komponente dieses Systems stellt der Aufbau der Prozesslandschaft dar. In mehreren Austauschtreffen hatte er die Möglichkeit seine Erfahrungen in diesem Bereich mit anderen Unternehmen zu teilen und hilfreiche Inspirationen für das eigene Projekt zu sammeln. Über seine Motivation und Erfahrungen spricht er mit uns im Interview.

Hallo Alfons, danke dass du Dir die Zeit nimmst mit uns über deine Erfahrungen im Austausch mit anderen Experten zu sprechen. Könntest Du uns am Anfang etwas über dich und deine Arbeit erzählen?

Ja gerne. Mit meiner Kollegin baue ich das QM-System für die Öffentliche Jugendhilfe in Hamburg auf. Unser Ziel ist es, eine ISO 9001 Qualitätsmanagement-Zertifizierung zu erhalten. Unsere Nutzer sind die ca. 1200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die im Bereich der öffentlichen Jugendhilfe arbeiten, das heißt in der Behörde für Arbeit, Soziales, Familie, Integration (BASFI), im Landesbetrieb Erziehung und Beratung, und in den 7 Bezirksämtern, d.h. konkret in den Allgemeinen Sozialen Diensten (ASD) der Jugendämter und in weiteren zentralen Einrichtungen im Bereich der öffentlichen Jugendhilfe. Die in dem Feld tätigen Fachkräfte sind i.d.R.Sozialpädagogen/innen sowie teilweise Verwaltungskräfte. Ich selber bin von Haus aus Diplom-Pädagoge (Erwachsenenbildung), komme also nicht unmittelbar aus dem Feld QM, bin aber bereits seit über 14 Jahren im Thema Qualitätsmanagement unterwegs. Ich habe schon sehr früh begonnen, auch schon in meiner vorausgegangenen beruflichen Tätigkeit, Qualitätsmanagement prozessorientiert aufzusetzen. Seitdem habe ich mit dem Thema Prozessmanagement mit all seinen Facetten zu tun.

 

Ich weiß von Dir, dass Du die letzten Jahre sehr intensiv von der Möglichkeit, Dich mit anderen Experten auszutauschen, Gebrauch gemacht hast. Kannst du etwas mehr darüber erzählen, in welchem Zusammenhang Du Dich ausgetauscht hast und was du erreichen wolltest?

Wir sind seinerzeit gestartet, hier in der Behörde ein QM-System aufzubauen, das prozessbasiert ist. Die Idee war, konsequent anhand von Prozessen zu arbeiten. Da es sich bei der öffentlichen Jugendhilfe um ein sehr komplexes Arbeitsgebiet handelt, war damals die Frage, wie wir das am Besten hinbekommen. Eine gewisse Methodik zur Prozessmodellierung dazu brachte ich mit. Trotzdem war es aber auch noch interessant zu schauen, ob es möglicherweise noch andere Methoden und Vorgehensweisen gibt, die man einsetzen kann. Es ging bei uns auch über die reine Prozessmodellierung hinaus. Wichtiger war noch die Arbeitsform zu bestimmen, um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzubeziehen, und Fragen des Akzeptanzmanagements. Wir haben uns uns auch gefragt, welche Verfahren man nutzen kann, um in einem so komplexen Arbeitsgebiet und bei der komplizierten Verwaltungsstruktur in Hamburg die erforderlichen Abstimmungsprozesse zwischen den beteiligten behördlichen Organisationen nach der Modellierung effizient zu absolvieren. Denn es bringt ja nichts, einen guten Prozess zu haben, wenn am Ende keiner damit arbeiten will. Wichtig war also die Abstimmung zu verbinden mit einer Art von Commitment. In diesem Zusammenhang wollten wir gerne auf die Erfahrung von anderen zurückgreifen und Hinweise bekommen, wie man so etwasdies erreichen umsetzen könnte. Und da ist es interessant, wenn man mit anderen Branchen zusammenarbeitet oder sich austauscht, die eventuell etwas weiter sind.

 

Mit einer Behörde als Arbeitgeber ist sicherlich einiges anders im Vergleich zu privaten Unternehmen. Welche Erfahrungen hast Du mit solchen Austauschen gemacht?

Meine Erfahrung ist, dass die Workshops, an denen wir teilgenommen haben, immer von einer sehr großen Offenheit geprägt waren. Es war immer möglich, einen offenen Einblick zu erhalten und auch zu sehen, wo andere ihre Probleme und Hänger haben und wie sie damit umgegangen sind oder welche good practice-Modelle es gibt. Genau solche Diskussionen sind hilfreich und regen Gedanken an. Es war aber auch eine gute Erkenntnis, dass die Probleme und Herausforderungen in unserem behördlichen Umfeld nicht grundsätzlich andere sind als in privatwirtschaftlichen Unternehmen. Ein anderer Gesichtspunkt ist, dass ich viele Leute kennengelernt habe, mit denen ich sonst kaum in Kontakt kommen wäre. So konnte ich auch nochmal andere Arbeitsweisen und Ansätze kennenlernen. Ich habe auch Konferenzen besucht. Da ist der Fokus etwas anders. Gut ist, dass man dort eine Plattform hat, um sich und seine Projekte zu präsentieren. Der Austausch geht bei den Präsentationen nicht so ins Detail, aber im Kontext der Konferenz kann man neue Kontakte knüpfen und quasi nebenbei weitere Hinweise erhalten.

 

Das Projekt Qualitätsmanagementzertifizierung ist jetzt erfolgreich umgesetzt. Wie würdest Du abschließend den Wert der Austauschtreffen mit Deinem jetzigen Wissen beurteilen? Was hat Euch als BASFI die Teilnahme gebracht?

Über alles betrachtet Kontakte und sehr viele Anregungen, die wir in Teilen umgesetzt haben. Ein Beispiel ist das Abstimmungsverfahren, wie wir unsere Leute und Organisationen nach der Prozessmodellierung einbinden. Das war ein richtig großer Nutzen. Ein weiterer konkreter Nutzen war, im Thema Prozesseignerschaft Klarheit zu bekommen.. Wir haben das Thema besser durchdrungen und so die Optionen geschaffen, die wir dann für die Lösung nutzen konnten. Insgesamt hatten wir mehr Alternativen für unsere Lösung zur Verfügung.

Herzlichen Dank für den spannenden Einblick in Deine Erfahrungen und viel Erfolg bei der Weiterentwicklung Eures Prozessmanagements.