Zehn Schritte zum erfolgreichen Erfahrungsaustausch

Zehn Schritte zu einem erfolgreichen Erfahrungsaustausch

Kennen Sie noch das Gefühl als Kind, wenn es vom Lehrer hieß: “Nächste Woche machen wir einen Klassenausflug”. Alle waren aufgeregt auf einen Tag, der mal anders war, als der Alltag. Es gab etwas Neues zu sehen und zu lernen. Die Umgebung und Atmosphäre änderten sich, es war Schule zum anfassen und mitmachen und nicht zur zum zuhören.

Ähnlich ist es auch beim Erfahrungsaustausch. Sie haben die Möglichkeit Neues kennenzulernen: neue Ideen, neue Menschen, neue Ansätze und Orte. Sie können gezielt Fragen was Sie interessiert, lernen über Fehler die vermeidbar sind und kommen motiviert zurück, bereit Neues zu gestalten. 

Doch was ist für einen erfolgreichen Austausch alles zu beachten? Wir haben die 10 Schritte zusammengefasst:

 

 

1. Problem benennen - Nehmen Sie sich zu Beginn ausreichend Zeit Ihre Problemstellung genau zu durchdenken? Ein Erfahrungsaustausch ist zwar in der Regeln nicht teuer, dennoch investieren Sie doch einige Stunden Ihrer Zeit. Vermeiden Sie durch eine gute Eingrenzung, dass Sie nur in wertstiftende Gespräche gehen, aus denen Sie Erkenntnisse gewinnen, die Ihnen helfen Ihr Problem zu lösen . Stellen Sie dafür klar heraus, was Sie lernen und verändern möchten, so können Sie dann auch mit den richtigen Austauschpartnern über die richtigen Themen sprechen. Das Ergebnis dieses Schritts ist am Besten eine konkrete Liste mit Fragen und Nicht-Fragen. 

2. Partner auswählen - Nun geht es darum zu überlegen, mit wem und mit wie vielen Sie sich treffen möchten. Machen Sie die Größe der Austauschpartnerrunde vom Konkretisierungslevel Ihrer Fragen abhängig. Je konkreter die Fragen desto besser lassen sich diese mit einem einzelnen Gegenüber besprechen. In einer größeren Runde erhalten Sie meist weniger konkrete Inputs, profitieren allerdings von der Menge der Hinweise.

Die Auswahl der Austauschpartner ist der schwierigste Teil des gesamten Unterfangens. Hier entscheidet sich, wie hoch die Qualität des Inputs ist, den sie bekommen werden. Umso näher Ihr Gegenüber Ihrem Problem bereits selbst gewesen ist, desto mehr werden Sie mit seinen Hinweisen anfangen können. Überlegen Sie sich welche Kriterien Ihr Problem und Ihre Fragen ausmachen und grenzen Sie mit dessen Hilfe zunächst die Branche, dann die Unternehmen und zuletzt die Fachbereiche ein. 

3. Partner einladen - Es ist eine Sache sich zu überlegen, mit wem man gerne in den Austausch gehen möchte. Es ist allerdings eine ganz andere Sache diese Menschen einzuladen und von einer Teilnahme zu überzeugen. Am einfachsten wird es Ihnen gelingen, wenn Sie sich bereits persönlich kennen oder jemanden kennen, der sie vorstellen kann. Nutzen Sie dafür Konferenzen und Verbands- und Netzwerktreffen. Wenn Sie Personen ansprechen, die Sie noch nicht kennen, ist es umso wichtiger ein ansprechende Paket zu schnüren. Überlegen Sie sich im Vorfeld, was in Ihrer Abteilung bereits sehr gut funktioniert und worin Sie die letzten Jahre viele Erfahrungen gesammelt haben. Nutzen Sie diesen Inputs Ihr die potentiellen Teilnehmer von einem Austausch zu überzeugen.

4. Inhalte, Zeit und Ort abstimmen - Sobald Sie wissen wer teilnimmt, lohnt es sich über Ort und Zeit zu sprechen. Hier gibt es keine festen Regeln, hauptsache Sie bekommen die Interessen aller Teilnehmer unter einem Hut. Wichtiger ist vielmehr jetzt noch einmal das Thema konkret festzuhalten und zwischen allen Teilnehmern nochmals zu publizieren. So vermeiden Sie falsche Erwartungen.

5. Inhalte und Fragen vorbereiten - In diesem Schritt haben Sie noch einmal die Gelegenheit die Qualität des Austausches zu steigern. Nehmen Sie das Heft in die Hand und sammeln Sie die Fragen der Teilnehmer und verteilen Sie an den Gesamtkreis mit der Bitte sich auf diese Fragen vorzubereiten. Ein systematische Wie-funktioniert-es-bei-uns-Runde ist ebenfalls sehr wertvoll. Bereiten Sie hierfür eine kurze Stichwortliste vor, die jeder Teilnehmer nutzen kann um vorzustellen, wie man das Thema bei ihm/ihr im Unternehmen angeht.

6. Erfahrungen austauschen - Im Austausch treffen Sie nun die Experten der anderen Unternehmen persönlich. Es sind alles Menschen, die eine ähnliche Tätigkeit, in einem ähnlichen Umfeld mit ähnlichen Problemen und Erfahrungen wie sie ausführen. Da gibt es eine Menge zu erzählen und auszutauschen. Organisieren daher am Besten einen Moderator, der dafür sorgt, dass alle gesammelten Fragen angesprochen und diskutiert werden. Schaffen Sie eine lockere Atmosphäre, die sich mehr nach einem guten Gespräch als ein Arbeitsmeeting mit Ergebnissen anfühlt, denn so kann sich jeder am Besten einbringen. Das Hauptziel eines guten Austausch ist erreicht, wenn alle Teilnehmer etwas lernen und für sich relevante Erkenntnisse gewinnen konnten.

7. Netzwerken - Neben reinen Informationen ist allerdings auch das Netzwerken ein großer Mehrwert eines Erfahrungsaustausches. Sie treffen Menschen, die täglich die gleichen Herausforderungen wie sie selbst zu lösen haben. Nutzen Sie die Gelegenheit diese wertvollen Kontakte näher kennenzulernen um sich ggf. auch über das Treffen hinaus nochmal kontaktieren zu können. Schaffen Sie dafür eine lockere Atmosphäre und lassen Sie genügend Raum für individuelle Gespräche über den Tag. Treffen Sie sich über zwei Tage, bietet es sich an, ihre Gäste Abends zu einem gemeinsamen Abendessen einzuladen.

8. Erkenntnisse nachbereiten - Abhängig von Ihrem Fokus und Zielen für den Austausch könnten am Ende folgende Ergebnisse zu Buche stehen: 

  • Sie kennen andere Lösungsansätze und haben die zugehörigen  Erfahrungen ausgetauscht. 
  • Sie haben Ihren Ansatz abgeglichen und kennen Verbesserungspunkte. 
  • Sie haben gemeinsam den besten Ansatz, den Best Practice, identifiziert.
  • Sie haben einen Überblick über Fehler, die andere bereits gemacht haben und Ansätze zur Vermeidung. 
  • Sie haben Empfehlungen, was andere Experten in Ihrer Situation tun würden und haben Ideen ausgetauscht, was die Zukunft bringen kann.

Entsprechend individuell wird auch Ihre Nachbereitung ausfallen. Aber bewährt hat sich, die Ergebnisse für die Gemeinschaft zu verschriftlichen und zu teilen. Dies bietet im Nachgang noch einmal den Anlass ggf. Missverständnisse aufzudecken oder bilateral noch einmal tiefer in Details einzusteigen.

9. Lösungen und Ansätze filtern - Nun geht es darum, die wertvollen Erkenntnisse aus dem Workshop zu filtern. Schauen Sie nochmal genau auf Ihre Fragen und versuchen Sie sie diese mit den Erkenntnissen und Erfahrungen aus dem Austausch zu beantworten. Gehen Sie gegebenenfalls guten Ansätzen noch einmal bilateral auf den Grund und fragen Sie die Details beim jeweiligen Experten nach. Meistens wird es kein Problem sein sogar noch ergänzende Dokumente zu erhalten. Bereiten Sie nun alles auf gehen Sie in die Bewertung mit Ihren Kollegen und Vorgesetzten. Sie werden sehen, der Fakt, dass Sie über existierende Ansätze, die woanders bereits funktionieren, wird die weitere Abstimmung und Diskussion enorm vereinfachen.

10. Lösung adaptieren und umsetzen - In den aller seltensten Fällen werden Sie eine Lösung eins zu eins übernehmen können, da ihre Unternehmenskultur, Prozesse oder ihr IT-Umfeld einfach anders sind. Aber meistens werden Ihnen bereits Teile eines bestehenden Ansatzes helfen Ihr Problem zu  lösen. Suchen Sie sich also die besten Ansätze heraus und konzeptionieren Sie Ihren eigenen Ansatz. Nutzen Sie am Besten die Möglichkeit die Experten der anderen Unternehmen nocheinmal nach Ihrer Meinung zu fragen und holen Sie sich so bereits ein Feedback von jemanden ein, der Ihre Herausforderung bereits gelöst hat. Greifen Sie ggf. Auf externe Unterstützung für die Umsetzung zurück. Der vorherige Austausch bietet Ihnen die Möglichkeit das Projekt nun schneller umzusetzen und direkt eine problemfreie Lösung zu schaffen.